¡Felicidades! Ya has completado todas la configuración de tu cuenta necesaria para empezar y lo mejor de todo, probablemente no tendrás que hacer más modificaciones en el futuro.
Ahora sí, comenzamos. Cada documento que crees con Billomat siempre va a estar asociado con un cliente. Así que el primer paso será crear tu primer cliente. Para ello, haz clic en la pestaña del menú principal: “Clientes”. Al empezar la lista estará (lógicamente) vacía. A la derecha encontrarás un botón para crear un cliente. Completa la ficha con los datos del mismo y una vez esté completo, haz clic en “Guardar”. ¡Perfecto! Ahora tu cliente ya aparecerá en el listado. Puedes añadir tantos clientes como quieras, pero ahora... ¡sigamos con la factura!
El siguiente paso es ir a la pestaña del menú principal: “Documentos”. A la derecha podrás ver el listado de los diferentes documentos que puedes crear con Billomat (facturas, presupuestos, recordatorios de pago, etc.).
El procedimiento para crear cada documento es prácticamente idéntico, así que empezaremos creando una factura. Haz clic en Documentos > Facturas > Nueva factura.
En primer lugar te pedirá que selecciones al cliente para el que será esta factura. Como de momento sólo tenemos uno creado, éste nos aparecerá directamente en la lista. Cuando tengas más clientes, podrás utilizar el buscador para encontrar rápidamente al cliente que necesitas. Cuando lo hayas encontrado, haz clic sobre el cliente para seleccionarlo.
Podrás introducir en la factura tantos productos y servicios como necesites. Si normalmente siempre comercializas con los mismos productos, podrás crearlos directamente en la sección “Productos”. El proceso es prácticamente idéntico a la creación del cliente. Una vez creados sólo tendrás que hacer un clic para añadirlos a la factura.
El número de factura se asignará automáticamente, pero siempre podrás modificarlo. Este paso será especialmente importante cuando crees tu primera factura. Si no quieres que empiece con el número 1. Haz clic en “cambiar” y asigna el número que necesitas. A partir de ahí, los números asignados por Billomat partirán de aquel que hayas definido.
Desde la barra de la derecha podrás modificar los descuentos, fechas de vencimiento, divisas o los métodos de pago. Cuando hayas terminado no te olvides de hacer clic en “Guardar” al final de la página. ¡Tu primera factura está lista!
Antes de crear oficialmente la factura vuelve al menú principal y haz clic en “Documentos”. Ahora verás tu factura en el listado. Si quieres abrirla, haz clic sobre la misma. Verás que aparece una nota en la esquina superior derecha con el estado en el que se encuentra la factura. En un primer momento aparecerá como “borrador”. De esta manera todavía podrás hacer cambios en la factura haciendo clic en “editar”. Cuando estés seguro de que es la versión final, haz clic en “Finalizar” en el menú de la derecha. A partir de este momento, ya no podrás editar esa factura.
Cuando la hayas finalizado, el estado de la misma cambiará a “pendiente” y otra serie de botones aparecerán a la derecha. Ahora podrás imprimir la factura, enviarla por correo electrónico o cobrarla.
Y, ¡Eso es todo amigos! La primera factura está en camino.
También decirte que es posible crear un nuevo documento utilizando uno ya terminado. Por ejemplo, podrías crear un albarán de entrega a partir de tu factura finalizada. Para ello, haz clic desde la factura en “Crear un albarán de entrega”. Si usas esta función, los dos documentos quedarán vinculados y esto te ayudará a mantener una mejor organización de los documentos. Siempre sabrás que factura llega desde un presupuesto o de que factura llega un recordatorio de pago.
» Para más información consulta nuestra página de ayuda.
El primer capítulo de nuestra “Guía para principiantes” termina aquí. Ahora tu cuenta está configurada y lo mejor de todo, has aprendido a crear clientes y nuevos documentos.
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