Eingangsrechnungen erfassen mit Billomat

Manuell neue Eingangsrechnungen anlegen

Neben einem – unten beschriebenen – automatischen Import eingehender Rechnungen, kannst du mit Billomat alle Rechnungen auch manuell in die Anwendung einpflegen.

Alle Daten manuell eingeben

Navigiere über die Sidebar oder über deine Schaltzentrale zu den Eingangsrechnungen
Klicke auf „Neu erstellen“
Wähle den Lieferanten aus, der dir die Rechnung ausgestellt hat
Gebe nun alle notwendigen Daten – wie Rechnungsnummer, Währung und den Betrag – händisch ein.
Klicke auf „Speichern“

Automatische Texterkennung nutzen

Du kannst aber auch auf die automatische Texterkennung zurückgreifen. Lade hierfür einfach deine Rechnungsdatei hoch. Das geht so: Wähle in der Sidebar den Punkt „Eingangsrechnungen“. Nachdem du „Upload“ gewählt hast kannst du eine Quelldatei auswählen und sie hochladen. Klicke dann die hochgeladene Rechnung an und wähle den Lieferanten, der die die Rechnung ausgestellt hat. Wenn du möchtest kannst du dann noch ein Aufwandkonto angeben, auf den die Rechnung gebucht werden soll. Mit einem Klick auf „Speichern“ ist der Importvorgang deiner Eingangsrechnung abgeschlossen.

Billomat bietet dir darüber hinaus auch die Möglichkeit deine Belege und Rechnungen bequem per Drag & Drop von der Schaltzentrale aus zu importieren. Einfach das dazugehörige Widget in die Schaltzentrale über das Drop-Down-Menü anzeigen lassen und den Beleg in die Schaltfläche ziehen.

Eingangsrechnungen einfach importieren: Das eigene Postfach an die Billomat Inbox anschließen

Der Upload ist natürlich ein unnötiger Schritt, wenn die Rechnungen sowieso schon in digitaler Form, also als PDF, vorliegen. Warum nicht also einfach das Postfach an die Billomat Inbox anschließen und Zeit sparen? Und so geht’s:

Unter “Dokumente > Inbox-Dokumente” findest du das Optionsmenü für deine Inbox. Hier kannst du auswählen, wie die Dokumente in deine Inbox gelangen sollen. Jeder Billomat-Nutzer erhält eine persönliche E-Mail-Inbox an die er seine Rechnungen weiterleiten kann.

Eingangsrechnungen aus der eigenen Cloud

Alternativ kannst du deine Rechnungen auch in die Dropbox oder in Google Drive hochladen, in denen du die Möglichkeit hast, einen Ordner speziell für deine Eingangsrechnungen anzulegen und zu verknüpfen. Letzten Endes kann Billomat aber auch dein IMAP-Postfach durchsuchen und alle Anhänge erstmal in die Inbox ziehen. Die Entscheidung liegt aber bei dir.

Wenn nun ein Dokument, auf welchem Weg auch immer, in deine Inbox gelangt ist, benachrichtigt dich Billomat auf zwei Wege: Zum einen kannst du dir ein Inbox-Widget zur Schaltzentrale hinzufügen, welches dir anzeigt, ob und wie viele Eingangsrechnungen in der Inbox sind. Ansonsten sagt dir Billomat direkt bei den Eingangsrechnungen, wie viele Dokumente in deiner Inbox liegen und darauf warten verarbeitet zu werden.

Nach dem Klick auf “jetzt zuweisen” wählt man noch den Lieferanten aus und trägt die Rechnungsdetails ein. Oder man nutzt die magische Texterkennung Gini. Gini erkennt die Texte auf der Rechnung und überträgt diese automatisch in die entsprechenden Felder. Statt alles selbst einzutragen muss man nun nur noch kontrollieren, ob alles stimmt und speichert die neue Eingangsrechnung. Fertig.

Eingangsrechnungen per IMAP aus deinem E-Mail-Postfach auslesen lassen

Du kannst über IMAP auch dein E-Mail-Postfach auslesen lassen, sodass völlig automatisiert deine Eingangsrechnungen, die du von deinen Lieferanten erhältst, in die Inbox-Dokumente geladen werden. Ausgehend von diesem Punkt kannst du nun ganz einfach die ausgelesene Rechnung zu einer Eingangsrechnung weiterverarbeiten.

Posten in Eingangsrechnungen anlegen

Wenn Du eine Rechnung für eine in Anspruch genommene Leistung oder eine Ware erhältst, kann es natürlich vorkommen, dass auf der Rechnung mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen aufgelistet sind. Ein typisches Beispiel: Hotelrechnungen. Hier wird die Hotelübernachtung mit 7% Umsatzsteuer ausgewiesen, das Frühstück hingegen mit 19% Umsatzsteuer berechnet.

Du kannst in Billomat die jeweiligen Posten deiner Eingangsrechnungen separiert erfassen, um die Vorsteuer im System korrekt für die Umsatzsteuervoranmeldung (kurz: UStVA) auszugeben.

Aber auch für andere Anwendungsfälle kann es durchaus sinnvoll sein, einzelne Rechnungspositionen in Posten zusammenzufassen, beispielsweise um Produkte von Dienstleistungen zu unterscheiden oder um unterschiedliche Aufwandskonten und Kostenstellen zu definieren.

#1 Eingangsrechnung aus Deutschland

Die Eingangsrechnung kannst Du wie gewohnt per mobilen Belegscan, per E-Mail oder per Datei Upload hochladen. Damit die Vorsteuer richtig erfasst wird, kannst Du über das Plus-Symbol einen weiteren Posten hinzufügen, um unterschiedliche Positionen zu separieren. Unterhalb des Formulars werden Dir dann der Gesamtbetrag Netto, die anfallenden Steuern sowie der Gesamtbetrag Brutto zusammengefasst.

#2 Eingangsrechnung aus EU-Ausland

Erhältst du Eingangsrechnungen aus dem EU-Ausland, dann gilt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. In diesem Fall darf das leistende Unternehmen die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen. Billomat unterstützt Dich beim ordnungsgemäßen Erfassen einer Eingangsrechnung aus dem EU-Ausland. Das heißt, sofern der Lieferant seinen Sitz im EU-Ausland hat, kannst Du den EU Reverse-Charge Satz (0%, 7% oder 19%) pro Posten als Dropdown erfassen. Die einzelnen Rechnungsposten sowie der Gesamtbetrag werden jedoch immer ohne Umsatzsteuer ausgewiesen. Darüber hinaus kannst Du pro Posten noch definieren, ob es sich dabei um eine Dienstleistung oder ein Produkt handelt. Einen Steuersatz kannst Du hingegen nicht angeben, da der Vorsteuerabzug nicht bei der UStVA berücksichtigt wird.

#3 Eingangsrechnung aus Drittland

Das Reverse-Charge Verfahren gilt grundsätzlich nur für geschäftliche Vorgänge innerhalb der EU. Doch auch einige Drittländer außerhalb der EU haben sich auf der Basis von zwischenstaatlichen Vereinbarungen den Regelungen des Verfahrens angeschlossen, wie zum Beispiel die Schweiz. Die anfallende Umsatzsteuer wird nicht auf der Eingangsrechnung ausgewiesen. Die Software erkennt anhand der Lieferantendaten, dass sich das Unternehmen in einem Drittland befindet. Du kannst folglich zwar dennoch Posten für die einen Positionen auf der Rechnung bilden, allerdings kannst Du für diese keinen Steuersatz auswählen und die Steuer wird auch nicht auf der Eingangsrechnung ausgewiesen.