Während Einleitungstexte bei Rechnungen häufig gleich sind, sieht es bei Mahnungen schon anders aus. Die erste Mahnung ist meistens noch sehr nett formuliert, die zweite schon deutlich strenger und bei der dritten… na ja. Ein Freitext für Mahnungen wäre also deutlich zu wenig. Deshalb kannst du in den Einstellungen unter > Dokumente > Mahnstufen beliebig viele Mahnstufen mit unterschiedlichen Texten anlegen.
Die Bezeichnung, die du dort vergibst, ist nur für interne Zwecke bestimmt und soll dir helfen, die Mahnstufe zu identifizieren. "Freundliche Zahlungserinnerung“, „2. Mahnung“ oder „Jetzt kommt der Anwalt“ wären hier denkbare Bezeichnungen. Wenn du magst, kannst du einer Mahnstufe auch gleich weitere Mahngebühren zuordnen. In diesem Fall wird die Mahnung für diese Mahnstufe gleich um eine weitere Position erweitert.
Die Mahnstufen sind gestaffelt, befinden sich also in einer Reihenfolge. Wenn Billomat erkennt, dass eine Rechnung bereits gemahnt wurde, wird die nächste Mahnung für diese Rechnung direkt mit den Texten der nächsten Mahnstufe vorbelegt. Möchtest du das nicht (z.B. weil du bei deinen Pappenheimern auf eine freundliche Erinnerung verzichten möchtest), kannst du beim Bearbeiten einer Mahnung auf der rechten Seite auch eine beliebige andere Mahnstufe wählen. Die Texte werden dann entsprechend angepasst.
Seit Kurzem ist es möglich den Mahnlauf zu automatisieren. So brauchst du nicht mehr jede einzelne Mahnung manuell erstellen, sondern kannst dir die Arbeit vom System abnehmen lassen. Du hast die Wahl, ob die Mahnung nur erstellt, abgeschlossen oder direkt verschickt werden soll. Entscheidest du dich für den automatischen Postversand solltest du für ausreichend Guthaben sorgen.
Wichtig ist, dass die Automatisierung nur für die eine Mahnstufe zutrifft, die du gerade bearbeitest. Willst du einen komplett automatischen Mahnlauf, solltest du also alle Mahnstufen automatisieren.
» Mehr Informationen in der Hilfe und im Blog.
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