Meine erste Rechnung

Herzlichen Glückwunsch! Du hast alle nötigen Einstellungen erfolgreich durchgeführt. Weitere Konfigurationen sind für den Anfang nicht nötig. Und das Beste: In der Regel wirst du hier in Zukunft keine Änderungen mehr vornehmen müssen.

Nun kann es richtig losgehen. Jedes Dokument in Billomat ist einem Kunden zugeordnet. Der erste Schritt ist es also, einen Kunden anzulegen. Klicke dazu in der Sidebar auf Stammdaten > Kunden. Hier siehst du eine Übersicht über alle deine Kunden. Diese ist zu Beginn natürlich noch leer. Auf der rechten Seite kannst du einen neuen Kunden anlegen. Fülle die Felder des Formulars aus und klicke auf „Speichern“. Prima, nun erscheint dein erster Kunde in der Übersicht. Später kannst du beim Kunden übrigens noch weitere Ansprechpartner hinzufügen. Fürs erste verzichten wir aber mal darauf.

In der linken Sidebar kannst du zwischen den einzelnen Dokumenttypen (Rechnungen, Angebote, Mahnungen, …) wechseln. Auch hier siehst du eine Übersicht aller Dokumente in Tabellenform und kannst rechts ein neues Dokument erstellen.

Der Ablauf ähnelt sich sehr stark bei allen Dokumenttypen. Legen wir zunächst beispielhaft eine Rechnung an. Klicke also links auf Rechnungen > Neu erstellen.

Nun wirst du nach dem Kunden gefragt, für den die Rechnung geschrieben werden soll. Der soeben angelegte Kunde wird angezeigt. Wenn du später mehr Kunden hast, ist es u.U. sinnvoll, die Felder der Suche zu füllen, denn dann werden nur Kunden angezeigt, die diesen Kriterien entsprechen. Wähle den Kunden durch Anklicken aus.

Im Rechnungsformular kannst du beliebig viele Positionen einfügen. Wenn du immer wieder dieselben (oder ähnliche) Positionen verwendest, kannst du diese auch als Artikel einfügen. Das Vorgehen entspricht dem Anlegen eines Kunden.

Die Rechnungsnummer wird von Billomat automatisch vergeben. Du kannst diese auch ändern. Gerade bei der ersten Rechnung kann dies sinnvoll sein, wenn du die Zählung nicht bei 1 beginnen lassen möchtest. Klicke auf den Ändern-Link und vergib eine andere Nummer. Die nächsten Rechnungen zählen dann ab dieser Zahl weiter.

In der rechten Seitenspalte kannst du Angaben zu Fälligkeit, Währung und zu den Zahlarten machen. Skonto-Einstellungen findest du unter dem Gesamtbrutto. Speichere deinen Rechnungsentwurf durch Klick auf den Button am Ende der Seite. Voilà, deine erste Rechnung.

Bevor du die Rechnung zu Papier bringst, klicke doch einmal auf den unter dem Menüpunkt Dokumente auf > Rechnung. In der Rechnungsübersicht siehst du jetzt die gerade erstellte Rechnung und kannst diese durch Anklicken wieder öffnen. Wichtig ist hier vor allen Dingen der Status. Er steht in der Rechnungs-Ansicht oben rechts. Zu Beginn steht jedes Dokument im Status „Entwurf“. Mit dem Bearbeiten-Link kannst du noch Änderungen vornehmen. Wenn die Rechnung fertig ist, klicke auf „abschließen“. Die Rechnung kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr geändert werden. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass für jede Rechnung genau eine Version existiert.

Durch abschließen der Rechnung wechselt der Status zu „offen“ und weitere Funktionen erscheinen. Nun kannst du die Rechnung z.B. versenden oder nach ein paar Tagen eingegangene Zahlungen verbuchen.

Das war’s. Die erste Rechnung kann verschickt werden.

Du kannst aus abgeschlossenen Dokumenten auch andere Dokumente machen. Bei Rechnungen steht dir beispielsweise die Funktion „neuer Lieferschein“ zur Verfügung, um einen Lieferschein aus der Rechnung zu erzeugen. Durch Nutzung dieser Funktion werden die beiden Dokumente automatisch verknüpft. So behältst du z.B. die Übersicht darüber, welche Rechnung aus welchem Angebot erstellt wurde oder zu welcher Rechnung eine Mahnung gehört.

» Weitere Informationen in der Hilfe.

Tour-Fortschritt

Hier endet der erste Teil der Einsteiger-Hilfe. Du hast nun alle Einstellungen vorgenommen, die zwingend nötig sind, um mit Billomat zu arbeiten. Außerdem hast du gelernt, wie man Kunden anlegt und Dokumente (beispielhaft Rechnungen) erstellt.

Weiter zu Teil 2: Funktionen für Fortgeschrittene

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