Billomat enthält eine sehr flexible Vergabe von Nummern für Kunden, Artikel, Rechnungen usw. Dabei bestehen die Datensatznummern immer aus zwei Teilen:
- einem alphanummerischen Präfix und
- einer fortlaufenden Nummer. Die laufende Nummer kann auch mit einer beliebigen Anzahl an führenden Nullen ergänzt werden.
Der Präfix kann beliebige Zeichen (und sogar Platzhalter) enthalten.
Fortlaufende Nummer
Die fortlaufende Nummer wird von Billomat automatisch vergeben und mit jedem neuen Datensatz hoch gezählt. Das Hochzählen der fortlaufenden Nummer ist dabei von dem Präfix abhängig. Ändert sich der Präfix, beginnt Billomat automatisch von vorne mit der 1.
Die laufende Nummer kann auch mit einer beliebigen Anzahl an führenden Nullen ergänzt werden.
Billomat schlägt beim Anlegen von Dokumenten, Artikeln und Kunden eine Nummerierung vor. Dabei wird auf eine fortlaufende Nummerierung geachtet. Wenn die letzte Rechnung die Rechnungsnummer „RE123“ hatte, wird die Rechnungsnummer „RE124“ vorgeschlagen.
In den Einstellungen unter > Dokumente > Nummernkreise kann definiert werden, wie die Nummerierung fortgesetzt wird, wenn sich das Nummern-Präfix (im Beispiel oben „RE“) ändern. Bei einem solchen Wechsel kann die Nummerierung entweder wieder bei 1 beginnen oder fortgeführt werden.
Ein solcher Wechsel kommt in der Regel dann zu Stande, wenn Platzhalter in den Präfix-Einstellungen verwendet werden.
Beispiel:
Als Präfix wird “RE-[Date.year]-“ verwendet. Nun werden drei Rechnungen im Jahr 2015 und zwei Rechnungen im Jahr 2016 geschrieben.
Präfix berücksichtigen
Die Nummerierung beginnt am Jahresanfang von vorne.
RE-2015-1
RE-2015-2
RE-2015-3
RE-2016-1
RE-2016-2
Präfix ignorieren
Die Nummerierung ist auch über die Jahresgrenze fortlaufend.
RE-2015-1
RE-2015-2
RE-2015-3
RE-2016-4
RE-2016-5
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