Der Zugriff auf Funktionen kann einzelnen Mitarbeitern erlaubt oder verboten werden. Dabei werden Funktionen immer komplett betrachtet. Das bedeutet, dass es nicht möglich ist, einen Nutzer nur die Kunden A-M bearbeiten zu lassen. Stattdessen kann ihm der Zugriff auf alle Kunden gewährt oder verweigert werden.
Das Rechte-Management von Billomat beruht auf Rollen. Eine Rolle ist eine Verwaltungseinheit, der beliebig viele Mitarbeiter zugeordnet sind. Alle Mitarbeiter einer Rolle haben dann dieselben Rechte.
In den Einstellungen unter > Administration > Rechte/Rollen siehst du eine Tabelle, in deren Zeilen die einzelnen Billomat-Funktionen stehen. In den Spalten sind verschiedene Rollen aufgeführt. Neue Rollen kannst du mit dem Button unter der Tabelle hinzufügen.
Für die einzelnen Module gibt es drei Checkboxen, die für Lesen, Bearbeiten und Löschen stehen. So kann man beispielsweise festlegen, dass Mitglieder einer Rolle Rechnungsdaten lesen, aber weder bearbeiten noch löschen dürfen. Die drei Rechte bauen aufeinander auf, so dass ein Bearbeiten-Recht immer das Lese-Recht beinhaltet. Wer Löschen darf, darf auch bearbeiten und folglich auch lesen. Durch aktivieren der Checkboxen wird den Mitgliedern der Rolle ein Recht gewährt. Implizierte Rechte werden ebenfalls markiert.
Eine Rolle kann durch Anklicken umbenannt oder gelöscht werden.
Die Rollen Mitarbeiter und Manager sind bereits vorhanden und können nicht verändert werden. Der Account-Inhaber ist Mitglied der Manager-Rolle, weitere Mitarbeiter werden zunächst der Mitarbeiter-Rolle zugeordnet.
Ein Mitarbeiter ist immer genau einer Rolle zugewiesen. Ein Mitarbeiter ohne Rolle ist dabei genauso wenig möglich, wie ein Mitarbeiter in mehreren Rollen. Die Rolle, in der ein Benutzer Mitglied ist, lässt sich in der Bearbeitungs-Maske unter Einstellungen > Administration > Mitarbeiter festlegen.
Bitte beachte: Wenn Menüpunkte, Links oder andere Teilbereiche von Billomat bei einem Mitarbeiter nicht angezeigt werden, liegt dies sehr wahrscheinlich an den fehlenden Rechten. Kontrolliere in diesem Fall, ob die Rolle des Mitarbeiters Zugriff auf diese Funktion hat.
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