Hier können diverse Einstellungen für den Versand von Dokumenten als E-Mail vorgenommen werden. Viele hier vorgenommene Einstellungen werden als Standard-Werte beim E-Mail-Versand übernommen, können dort aber noch verändert werden.
- Als Absender kann entweder die E-Mail-Adresse der Firma oder die Adresse des aktuellen Nutzers verwendet werden. Alternativ kann eine andere E-Mail-Adresse angegeben werden.
- Für die einzelnen Dokumententypen (Rechnung, Angebot, Mahnung, etc.) kann jeweils ein eigener Standard-Text hinterlegt werden. Das E-Mail-Formular wird dann mit diesem Text vorbelegt. Weiterhin kann für jeden Dokumenttypen festgelegt werden, ob standardmäßig eine Blindkopie (CC-Feld) an den jeweiligen Absender verschickt werden soll. So können versendete E-Mails archiviert werden.
- Der Text, der als Fußzeile eingegeben wird, wird bei Text-Mails als Signatur ans Ende der Mail abgehangen. Bei HTML-Mails (siehe unten) wird er dort eingefügt, wo der Platzhalter [email.footer] platziert wurde.
- Der Versand von E-Mails ist als reiner Text oder als gestaltete HTML-Mail möglich. Bei HTML-Mails muss ein HTML-Template hinterlegt werden, dass den Aufbau und die Gestaltung der Mail beschreibt. In diesem Fall wird eine sog. Multipart-Mail verschickt. Das bedeutet, dass der Empfänger die gestaltetet Version sieht, wenn der verwendete E-Mail-Client diese Darstellung unterstützt. Wenn nicht, wird eine alternative Version als reiner Text angezeigt. So wird sichergestellt, dass der Empfänger die Nachricht auch bei der Verwendung von nicht HTML-Mail-tauglichen Programmen lesen kann.
- Soll die E-Mail im HTML-Format verschickt werden, muss zwingend ein HTML-Template hinterlegt werden. Es beschreibt den Aufbau der E-Mail. Damit der eingegebene Text auch in der E-Mail angezeigt wird, muss an der gewünschten Stelle der Platzhalter [email.body] platziert werden. Dieser Platzhalter wird dann durch den Nachrichtentext ersetzt. Auch das Einbetten der Betreffzeile ist möglich. Hierfür dient der Platzhalter [email.subject]. Die oben hinterlegte Fußzeile erscheint an der Stelle des Platzhalters [email.footer].
- Bei der Erstellung von HTML für E-Mails müssen einige Dinge beachtet werden. So ist es beispielsweise sehr ratsam, CSS-Anweisungen einzubetten oder diese gleich in den entsprechenden Tags zu platzieren. Eine ausführliche Übersicht über Dinge, die beachtet werden sollten (inkl. einiger Vorlagen) ist unter http://www.campaignmonitor.com/resources/ zu finden. Auch die EMAIL BOILERPLATE ist ein guter Start für die Gestaltung von HTML-Mails.
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