Die Verwaltung von Kunden, Artikel und Mitarbeiter kann um eigene Felder erweitert werden. Dies geschieht mit sog. „benutzerdefinierten Attributen“. Bei jedem Attribut kann angegeben werden, ob es mit einem Textfeld, einem mehrzeiligen Textfeld oder einer Checkbox abgefragt wird. Außerdem lässt sich ein Standardwert definieren, mit dem das Attribut bei Neuanlage vorbelegt wird.
Attribute anlegen
Unter dem Menüpunkt Einstellungen > Konfiguration > Benutzerdefinierte Attribute können die Attribute verwaltet werden. Die Attribute werden für Kunden, Artikel und Mitarbeiter getrennt aufgelistet. In der Listenansicht kann die Reihenfolge mit den Pfeil-Symbolen am Anfang jeder Zeile verändert werden. Durch Anklicken kann ein Attribut bearbeitet werden. Am Ende der Zeile steht der Name des Platzhalters, der in diversen Texten sowie in der Briefpapiervorlage verwendet werden kann.
Der Standardwert wird bei Neuanlage eines Datensatzes als Vorbelegung übernommen. Wenn gewünscht kann er auch zusätzlich für Datensätze verwendet werden, bei denen kein Wert angegeben wurde. In diesem Fall ist die Checkbox unter dem Standardwert zu aktivieren.
Füllen der Attribute
Selbst erstellte Attribute werden bei der Verwaltung der Kunden/Artikel/Mitarbeiter in einem eigenen Reiter angezeigt. Dort werden die Informationen je nach Definition des Attributs als einzeiliges oder mehrzeiliges
Textfeld oder als Checkbox abgefragt. Dabei verfügen die Textfelder über eine Vorschlagfunktion. Werte, die für dieses Attribut bei anderen Datensätzen eingegeben wurden, werden währen der Eingabe unterhalb des Textfeldes angezeigt und können per Klick ausgewählt werden.
Platzhalter
Die Inhalte der benutzerdefinierten Attribute können durch Platzhalter in Texten oder in der Word-Vorlage für ein eigenes Briefpapier verwendet werden. Der Platzhaltername ist immer im Format [XXXX.propertyYYYY] aufgebaut. XXXX entspricht dabei dem Namen des Objekts (Client, Article, User) und YYYY ist eine Zahl. Der genaue Name eines Attributs ist unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Attribute ersichtlich.
So kann beispielsweise die Mitarbeiterverwaltung mit einen Textfeld für die Durchwahl ergänzt werden. Nehmen wir an, der Platzhaltername wäre hier [User.property1234]. Dann könnten z.B. E-Mail-Texte mit dem folgenden Wortlaut verfasst werden:
„Für Rückfragen erreichen Sie [User.first_name] [User.last_name] unter der Durchwahl [User.property1234].“
Weitere Informationen zum Thema gibt es im Billomat-Blog unter http://www.billomat.com/blog/zusatzinformationen-mit-kunden-attributen-verwalten/
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