SMTP (Postausgang)
Mit Billomat kannst du deine Dokumente auch per E-Mail versenden.
Standardmäßig werden die E-Mails dabei direkt vom Billomat-Server mit deiner E-Mail-Adresse als Absender verschickt.
Einige E-Mail-Empfänger überprüfen allerdings den sogenannten SPF-Record, also ob ein Server E-Mails unter einem bestimmtem Namen versenden darf. Schlägt die Überprüfung fehl, handelt es sich sehr wahrscheinlich um SPAM. Du wirst aber nicht sehr erfreut sein, wenn die Rechnungen, die du verschickst, beim Empfänger als Spam erkannt werden. Mit Billomat gibt es dafür aber eine Lösung:
Wenn du deinen E-Mail-Server selbst hostest oder Zugriff auf die DNS-Einstellungen deiner Domain hast, einen entsprechenden SPF-Record für den Billomat-Server erstellen und damit dem Billomat-Server erlauben, E-Mails mit deinem Absender zu verschicken. Das ist allerdings ein umständlicher Weg, einfacher geht es folgendermaßen:
Hinterlege einfach die Zugangsdaten zu deinem Postausgangsserver (SMTP-Server). Das sind die selben Daten, die du auch in deinem E-Mail-Programm eintragen musst, um Mails zu verschicken.
Billomat nutzt anschließend deinen SMTP-Server, wenn du E-Mails mit Billomat verschickst. Und da die E-Mails dann nicht mehr direkt vom Billomat-Server verschickt werden, sondern von deinem eignen Server, gibt es auch keine Probleme mehr mit dem SPF und Spam. Natürlich muss dein Provider den SPF-Record für deinen SMTP-Server dafür richtig konfiguriert haben.
IMAP (Mail-Archivierung)
Versendete E-Mail können von Billomat zusätzlich in das eigene IMAP-Postfach abgelegt werden. So erscheinen diese beispielsweise im Gesendet-Ordner.
Dazu sind unter Einstellungen > Administration > Mail-Server (SMTP/IMAP) die Zugangsdaten zum eigenen IMAP-Postfach zu hinterlegen. Durch den Einrichtungsassistent kann dies bei vielen gängigen E-Mail-Providern durch Eingabe der E-Mail-Adresse und des Passworts sehr leicht vorgenommen werden.
Bitte nicht vergessen, auch den Ordner zu wählen, in dem die E-Mails abgelegt werden sollen!
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