Dokumente: Neue Vorlage erstellen

Mit Billomat kannst du deine eigene Vorlage ganz leicht selbst erstellen. Unser Vorlageneditor macht es im simplen Drag-and-Drop Prinzip möglich, dein Rechnungspapier ganz leicht zu personalisieren.

Sollten dir die Möglichkeiten der Standard-Vorlagen nicht mehr ausreichen, kannst du auch Eigene Vorlagen im Word-Format hochladen.

Schritt 1: Grundlegende Einstellungen

Zu Anfang solltest du wörtlich den Rahmen deiner Rechnung festlegen. Lege den Namen deiner Vorlage fest, deine Lieblingsschriftart und das generelle Seitenlayout. Die Seitenränder, Falzmarken, Seitenzahlen, Schriftgrößen und mögliche Hintergründe werden genau hier eingestellt. Wenn du schon einen Hintergrund hast, kannst du deine Seitenränder direkt dem Hintergrund anpassen, damit keine doofen Überschneidungen zustande kommen.

Schritt 2: Kopf- und Fußzeile

Kopf- und Fußzeile werden auf jeder Seite deiner Dokumente angezeigt, falls du diese Option aktivierst.

In der Kopfzeile kannst du dein Logo hochladen. Dieses muss im JPG-Format sein und wird mit ca. 200 dpi (100 Pixel entprechen 12,5 mm) in der linken oberen Ecke deines Dokuments platziert.

Außerdem kannst du einen Text eingeben, welcher rechtsbündig oben auf jeder Seite erscheint. Dort bietet es sich an, deine Adresse und Kontaktdaten zu hinterlegen.
Du kannst einen beliebigen Text hinterlegen oder solgenannte Platzhalter verwenden. Diese Platzhalter werden beim Erstellen des PDFs automatisch mit den Angaben deiner Firma ersetzt. So brauchst Du die Daten nicht doppelt zu pflegen. Welche Platzhalter dir zur Verfügung stehen, erfährst du unter Platzhalter.
Du solltest nicht mehr als 11 Zeilen eingeben, da die Kopfzeile sonst andere Texte überdrucken könnte.

In der Fußzeile hast du 3 Spalten, welche du mit Text füllen kannst. Hier bietet es sich an, Deine Bankverbindung, Steuernummer, Gerichtsstand und weitere Pflichtangaben zu hinterlegen.
Auch hier kannst du wieder Platzhalter verwenden.

Schritt 3: Adressfeld

Das Adressfeld steht direkt unterhalb der Kopfzeile und zeigt dir, an welchen Kunden deine Rechnung versendet wird. Wenn du willst kannst du auch deine Absenderadresse dazu abbilden lassen, damit dein Kunde auf einen Blick sehen kann, woher die Rechnung genau kommt.

Schritt 4: Positionen

Die Positionen der Rechnung kannst Du dir als eine Art Tabelle vorstellen. Bei der Gestaltung hast du die freie Wahl, welche Kategorie an der ersten Stelle stehen soll. Jede Kategorie stellt eine Spalte dar, die Zeilen der Tabelle sind später die Artikel, die du bei einer Rechnung einfügst. Die Kategorie kannst du über das Drag-and-Drop Verfahren anordnen. Klicke dazu einfach auf eine Kategorie und halte die Maustaste gedrückt. Nun kannst du die Kategorie an eine beliebe Stelle der obersten Zeile ziehen. Die anderen Kategorien passen sich nun deiner Auswahl an.

Ein Beispiel: Du hast bereits „Position“ und „Preis“ in die erste Zeile eingefügt. Nun klickst du bspw. auf „Beschreibung und ziehst das Kästchen mit gedrückter Maustaste rechts neben das Kästen Preis. Deine Tabelle sieht nun wie folgt aus:

Die Schriftart und –größe kann dabei natürlich variieren. Du kannst für die erste Zeile (s.o.) eine eigene Schriftgröße festlegen, genau wie für die Positionen die hinterher in den folgenden Zeilen erscheinen und für die Summe und Steuern.

Schritt 5: Schriftart und Briefpapier

Entweder du verwendest deine eigenen Vordrucke oder du lädst dein eigenes Briefpapier hoch.

Im ersten Fall brauchst du normalerweise nichts weiter zu beachten.

Wenn du dein eigenes Briefpapier hochladen willst, achte darauf, dass du ein JPG-Bild im RGB-Format verwendest. Das Bild wird über die gesamte Größe des Papierformates (21 × 29,7 cm) hinter den eigentlichen Inhalt des PDFs gelegt und sollte entsprechend groß sein, damit es nicht pixelig wirkt.

Verwendest du ein Briefpapier, ist es meisten nicht notwendig, Kopf- und Fußzeile zu verwenden.

Schritt 6: Unterschrift verwenden

Wenn du für jeden deiner Mitarbeiter eine Unterschrift hinterlegt hast, kannst du diese automatisch in deine Rechnung einfügen. Aktiviere dazu einfach die Checkbox „Unterschrift verwenden“

Schritt 7: Finale Anpassungen

Im letzten Schritt kannst du noch die Schriftgrößen und Farben verschiedener Textbausteine anpassen. Probiere hier doch mal ein bisschen aus, um deine Rechnung perfekt deinem Corporate Design anzupassen