Mit Billomat ist es möglich, beliebige Vorlagen zu erstellen und diese als Rechnungs- oder Angebotsvorlagen in Billomat hochzuladen und zu verwenden.
Der Vorteil ist, dass du maximale Gestaltungsfreiheit hast und mehrere Vorlagen (auch für den selben Dokumententyp) hochladen kannst.
Platzhalter
Damit Vorlagen überhaupt ihren Zweck erfüllen können, gibt es die Möglichkeit, Platzhalter zu benutzen.
Platzhalter sind Serientextfelder, die bei der Erstellung des PDFs durch ihre jeweiligen Werte und Inhalte ersetzt werden. Beispiel: Der Platzhalter für das Rechnungsdatum lautet [Invoice.date] und wird durch das Rechnungsdatum ersetzt.
Übersicht der verfügbaren Platzhalter
Blöcke
Mit Blöcken kann man einen bestimmten Teil einer Vorlage markieren, der dann je nach der Anzahl der Daten wiederholt wird.
So lassen sich beispielsweise die Rechnungspositionen bequem formatieren. Soll jede Rechnungsposition in einer eigenen Zeile einer Tabelle erscheinen, muss nur eine eine Zeile dieser Tabelle in der Vorlage erstellt werden. Der Anfang und das Ende der Zeile werden dann mit Textmarkern gekennzeichnet. Bei der Umwandlung der Vorlage in eine Rechnung wird dann diese markierte Zeile so oft wiederholt, wie es Rechnungspositionen gibt. Innerhalb der Zeile lassen sich dann natürlich die Platzhalter der Rechnungspositionen verwenden.
Die Textmarker-Namen, die einen Block markieren, folgen dabei immer einem bestimmtem Schema: {Markertyp}_{Blockname}, Beispiel: Der Textmarker, der den Anfang eines Blocks für Rechnungspositionen markiert, lautet blockStart_InvoiceItems. Der Textmarker, der das Ende eines Blockes markiert, heißt blockEnd_InvoiceItems.
Es stehen Blöcke für die Angebots- und Rechnungspositionen und für die Zusammenfassung der Steuern zur Verfügung. Die genauen Bezeichnungen sind bei der Übersicht der verfügbaren Platzhalter hinterlegt.
Vorlagen erstellen
Momentan werden folgende Dateiformate unterstützt: DOC, DOCX und RTF.
Diese können mit Microsoft Word oder einem beliebigem anderen Programm erstellt werden, welches die MERGEFIELDS und Textmarken von MS WORD unterstützt. Anleitung Vorlagenerstellung mit Word
Werden die Vorlagen mit OpenOffice.org erstellt, muss als Dateiformat RTF gewählt werden. Anleitung Vorlagenerstellung mit OpenOffice.org
Kopf- und Fußzeile
Kopf- und Fußzeilen werden auf jeder Seite dargestellt. Diese eignen sich vor allem für Logo Anschrift und sonstige Kontaktdaten. Auch Platzhalter sind dort erlaubt.
Bilder und Grafiken
In die Vorlage können folgende Bildformate eingefügt und verarbeitet werden: BMP, TIF, WMF, JPG, PNG und GIF. Bitte möglichst RGB-Grafiken verwenden (kein CMYK).
Wichtig: Bilder sollten im Dokument eingebettet werden. Das bedeutet, die Bilder dürfen nicht verknüpft werden, sondern müssen wirklich mit im Dokument gespeichert (eingebettet) werden. Bei einer Verknüpfung wird nur eine Referenz auf die Bilddatei auf der Festplatte gespeichert und die geht dann beim Upload der Vorlage in Billomat verloren.
Überlappende Objekte sind grundsätzlich nicht möglich. Das bedeutet z.B. dass Texte nicht über Bildern platziert werden können. Daraus folgt, dass die Verwendung von Hintergrundbildern leider nicht möglich ist.
Schriftarten/Fonts
Es können nur die Schriftarten verwendet werden, die auf dem Server installiert sind. Das sind:
Aharoni, Aldhabi, Andalus, Angsana New, AngsanaUPC, Aparajita, Arabic Typesetting, Arial, Arial Black, Batang, BatangChe, Browallia New, BrowalliaUPC, Calibri, Calibri Light, Cambria, Cambria Math, Candara, Comic Sans MS, Consolas, Constantia, Corbel, Cordia New, CordiaUPC, Courier, Courier New, DaunPenh, David, DFKai-SB, DilleniaUPC, DokChampa, Dotum, DotumChe, Ebrima, Estrangelo Edessa, EucrosiaUPC, Euphemia, FangSong, Fixedsys, Franklin Gothic Medium, FrankRuehl, FreesiaUPC, Gabriola, Gadugi, Gautami, Georgia, Gisha, Gulim, GulimChe, Gungsuh, GungsuhChe, Impact, IrisUPC, Iskoola Pota, JasmineUPC, Javanese Text, KaiTi, Kalinga, Kartika, Khmer UI, KodchiangUPC, Kokila, Lao UI, Latha, Leelawadee, Leelawadee UI, Leelawadee UI Semilight, Levenim MT, LilyUPC, Lucida Console, Lucida Sans Unicode, Malgun Gothic, Mangal, Marlett, Meiryo, Meiryo UI, Microsoft Himalaya, Microsoft JhengHei, Microsoft JhengHei Light, Microsoft JhengHei UI, Microsoft JhengHei UI Light, Microsoft New Tai Lue, Microsoft PhagsPa, Microsoft Sans Serif, Microsoft Tai Le, Microsoft Uighur, Microsoft YaHei, Microsoft YaHei Light, Microsoft YaHei UI, Microsoft YaHei UI Light, Microsoft Yi Baiti, MingLiU, MingLiU_HKSCS, MingLiU_HKSCS-ExtB, MingLiU-ExtB, Miriam, Miriam Fixed, Mongolian Baiti, MoolBoran, MS Gothic, MS Mincho, MS PGothic, MS PMincho, MS Sans Serif, MS Serif, MS UI Gothic, MV Boli, Myanmar Text, Narkisim, Nirmala UI, Nirmala UI Semilight, NSimSun, Nyala, Palatino Linotype, Plantagenet Cherokee, PMingLiU, PMingLiU-ExtB, Raavi, Rod, Sakkal Majalla, Segoe Print, Segoe Script, Segoe UI, Segoe UI Black,
Segoe UI Emoji, Segoe UI Light, Segoe UI Semibold, Segoe UI Semilight, Segoe UI Symbol, Shonar Bangla, Shruti, SimHei, Simplified Arabic, Simplified Arabic Fixed, SimSun, SimSun-ExtB, Sitka Banner, Sitka Display, Sitka Heading, Sitka Small, Sitka Subheading, Sitka Text, Small Fonts, Sylfaen, Symbol, System, Tahoma, Terminal, Times New Roman, Traditional Arabic, Trebuchet MS, Tunga, Urdu Typesetting, Utsaah, Vani, Verdana, Vijaya, Vrinda, Webdings, Wingdings, Yu Gothic, Yu Gothic Light, Yu Mincho, Yu Mincho Demibold und Yu Mincho Light
Vorerst können keine zusätzlichen Schriftarten installiert werden, insbesondere spezielle Hausschriften.
Übersicht aller Schriftarten (PDF-Datei)
Automatische Seitennummerierung
Einfach die Standard-Felder von Word/OpenOffice.org für die Seitennummerierung benutzen.
Bedingungen
Es können in Word auch Texte in Abhängigkeit von Platzhalter-Werten ausgegeben werden. Dafür kann das IF-Feld benutzt werden.
Beispiel:
{ IF [Invoice.payment_types] = "Überweisung" "Bitte überweisen" "Nicht überweisen"}
Erklärung:
Wenn die Zahlart der Rechnung (Hier angesprochen über [Invoice.payment_types]) "Überweisung" ist, dann gebe den Text "Bitte überweisen" aus, ansonsten "Nicht überweisen".
Hinweis:
Platzhalter können nur in der Bedingung enthalten sein, nicht in den ausgegebenen Werten. Dort werden nur Texte akzeptiert.
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