Es gibt verschiedene Möglichkeiten, neue Dokumente zu erstellen:
- Direkt in der Kundenakte
Den gewünschten Kunden öffnen. Auf der rechten Seite gibt es unter dem Button "neues Dokument" eine entsprechende Option für jeden Dokumenttyp (Ausnahme: Mahnungen).
- Unter dem Menüpunkt Dokumente
Nach der Auswahl des Dokumententyps auf den Button “Neu erstellen” auf der rechten Seiten klicken. In der folgenden Maske kann dann der gewünschte Kunde ausgewählt werden, für den das Dokument bestimmt ist.
- Kopieren
Von einem Dokument kann immer eine Kopie erstellt werden.
- Erstellen aus anderen Dokumenten
Viele Dokumente können auch aus Dokumenten anderer Typen erstellt werden. So kann z.B. aus einem Angebot eine Rechnung erstellt werden, aus welcher wieder ein Lieferschein erstellt werden kann.
Der Vorteil ist, dass Dokumente, welche aus anderen Dokumenten erstellt werden, automatisch miteinander verknüpft werden (siehe Reiter Verknüpfungen). So findet man schnell alle zu einem Vorgang gehörende Dokumente wieder.
Bearbeiten: Nur im Status Entwurf
Dokumente können grundsätzlich nur im Entwurfsstatus bearbeitet werden. Über die Vorschau kann sich vom korrekten Aussehen und Inhalt eines Dokumentes überzeugt werden.
Wird ein Dokument abgeschlossen, verlässt es den Entwurfsstatus. Eine weitere Bearbeitung ist damit nicht mehr möglich. Nun können aber weitere Aktionen wie ein Versand durchgeführt werden.
Nummerierung und Nummernkreise
In den Einstellungen können unter dem Punkt Dokumente für jeden Dokumententyp eigene Nummernkreise definiert werden. Die laufende Nummer wir mit jedem neuen Dokument automatisch hochgezählt.
Soll eine höhere Startnummer als die vorgeschlagene verwendet werden, kann diese manuell im Formular angepasst werden.
Positionen
Es können beliebig viele Position zu einem Dokument hinzugefügt werden. Dabei erweist es sich von Vorteil, wenn man gut gepflegte Artikel hat, bei denen Texte, Preise und Steuern schon hinterlegt sind.
Einleitung und Anmerkung
Bei neuen Dokumenten werden Einleitung und Anmerkung mit den bei den Freitexten angegeben Werten vorbelegt.
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