Gutschriften

Neben der allgemeinen Vorgehensweise, neue Dokumente zu erstellen, können Gutschriften aus folgenden Dokumenten erstellt werden:

• Aus einer Rechnung

Gutschriften sind das Gegenstück zu Rechnungen.

Gutschriftstatus

Eine Gutschrift hat immer einen bestimmten Status:

• Entwurf
  Nur im Entwurfsstatus kann eine Gutschrift beliebig oft geändert werden. Um weitere Aktionen wie Versenden und Auszahlung buchen ausführen zu können, muss die Gutschrift abgeschlossen werden. Damit verlässt die Gutschrift den Entwurfsstatus.
• Offen
  Eine abgeschlossene Gutschrift bekommt automatisch den Status offen.
• Bezahlt
  Sofern bei der Buchung einer Zahlung die Option "Gutschrift als ausgezahlt markieren" gewählt ist, setzt die Zahlungsbuchung den Status der Gutschrift auf bezahlt.

Zahlungsausgänge

Im Gegensatz zu Rechnungen werden nicht Zahlungseingänge, sondern Zahlungsausgänge verbucht.

Da bei einer Gutschrift nicht wie bei einer Rechnung eine Zahlung erwartet, sondern eine Auszahlung vorgenommen wird, schmälern Gutschriften den eigenen Umsatz.

Stornierte Rechnungen

Bei stornierten Rechnungen war es früher buchhalterisch korrekt eine Gutschrift zu erstellen. Dem ist aber nicht mehr so. Ist eine Rechnung fehlerhaft und muss korrigiert werden, geschieht dies nicht mehr über eine Gutschrift, sondern durch eine Rechnungskorrektur bzw. Korrekturrechnung. In der Vergangenheit ergab sich folgende Problematik: Eine Gutschrift konnte immer zwei unterschiedliche Funktionen besitzen. Einmal ihre Funktion als umgekehrte Rechnung – nicht der Gegenüber stellt dir eine Rechnung aus, sondern du dem Gegenüber eine Gutschrift. Diese Funktion hat die Gutschrift auch heute noch. Die zweite Funktion der Gutschrift war die Korrektur von Rechnungen. Mit der Gutschrift konnte die Rechnung bzw. Teile davon egalisiert werden. Stellt man eine Gutschrift über den Betrag der vorangegangenen, fehlerhaften Rechnung aus, kommt man somit bei Null raus.

Dies ist so heutzutage nicht mehr möglich. Rechnungen müssen nun mit Korrekturrechnungen korrigiert werden. Hauptsächlicher Unterschied ist, neben der namentlichen Bezeichnung, dass du für die Korrekturrechnung negative Vorzeichen nutzen musst. Eine Gutschrift hat eine fehlerhafte Rechnung mit einer positiven Summe ausgeglichen, eine Korrekturrechnung tut dies mit einer negativen Summe. Eine 100 EUR Rechnung wird also mit einer -100 EUR Korrekturrechnung neutralisiert. 

Innerhalb von Billomat läuft dieser Vorgang nahezu automatisch. Stornierst du eine Rechnung, bietet das Programm dir sofort an, eine Korrekturrechnung zu erstellen.