Shopify-App

Billomat bietet unter shop.billomat.com eine Schnittstelle zu der beliebten Cloud-E-Commerce-Lösung von Shopify an.

Diese Schnittstelle kann eingehende Bestellungen im eigenen Online-Shop automatisiert oder manuell in Billomat verarbeiten:

  • Der Besteller wird als Kunde in Billomat angelegt oder aktualisiert
  • Eine Entwurfs-Rechnung zu der Bestellung wird in Billomat angelegt, auch mit Schlagworten
  • Die Rechnung wird mit der gewünschten Rechnungs-Vorlage angeschlossen

So kann man mit wenigen Klicks oder komplett automatisiert Rechnungen ohne manuelle Datenübertragung von Shopify nach Billomat erstellen.

So richtest du die Shopify-App ein

Schritt 1: Installation im Shopify-Store

Um die Shopify-App von Billomat zu installieren, besuche shop.billomat.com und gib die Shop-URL deines Shopify-Stores an und klicke auf "install"

Nach einem Login bei Shopify ist die App in deinem Store installiert und du findest sie in deinem Store-Admin unter dem Menüpunkt "Apps".

Damit kann die App auf deine Shopify-Bestellungen zugreifen.

Schritt 2: Verknüpfung mit Billomat

Als nächstes musst du die App noch mit Billomat verknüpfen, damit diese auf deinen Billomat-Account zugreifen kann. Gebe dazu nach dem Login unter shop.billomat.com deine billomatID und deinen API-Schlüssel an.

Du kannst den API-Schlüssel deines aktuellen Benutzers verwenden oder einen neuen Benutzer extra für die Shopify-App anlegen. Ein separater Benutzer hat den Vorteil, dass du in Billomat genau siehst, wenn eine Rechnung von der Shopify-App angelegt wurde.

Achte aber in jedem Fall darauf, dass der Benutzer ausreichende Rechte besitzt. Notwendig sind mindestens folgende Berechtigungen:

  • Kunden: bearbeiten
  • Rechnungen: bearbeiten
  • Einstellungen > Dokumente: bearbeiten

Nach der erfolgreichen Verknüpfung mit Billomat bekommst du weitere Einstellungen und alle deine Shopify-Bestellungen angezeigt.

Schritt 3: Konfiguration

Je nachdem, wie dein Billomat-Account konfiguriert ist, bietet die App verschiedene Einstellmöglichkeiten:

Order processing (Bestell-Abwicklung)

Du kannst bestimmen, bis zu welchem Grad Bestellungen von der App automatisch verarbeitet werden sollen:

  1. No automated Order processing

Es werden keine Shopify-Bestellungen automatisch verarbeitet

  1. Create Billomat Invoice from Shopify Order

Für jede neue Shopify-Bestellung wird automatisch eine (verschlagwortete) Billomat-Rechnung im Entwurfs-Status angelegt. Darin enthalten sind alle Positionen und Versandkosten. Sollte der Besteller noch nicht als Kunde in Billomat existieren, wird er angelegt, ansonsten werden seine Daten aktualisiert.

  1. Create and complete Billomat Invoice from Shopify Order

Beinhaltet den vorherigen Schritt, schließt die Rechnung aber gleichzeitig noch mit der gewünschten Briefpapier-Vorlage ab.

Invoice Template (Briefpapier-Vorlage für Rechnungen)

Falls du mehrere Rechnungs-Vorlagen angelegt hast, kannst du hier die gewünschte Vorlage für das Abschließen der Rechnungen bestimmen.

Verwendest du lediglich die Standard-Vorlage von Billomat, wird dieser Punkt nicht angezeigt.

Invoice tag (Schlagwort für Rechnungen)

Wenn du möchtest, kannst du die von der App erstellten Rechnungen auch mit einem Schlagwort versehen lassen. Trage dieses hier ein.

Arbeiten mit der App

Je nach Einstellung zur Bestellabwicklung nimmt die App alle Bestellungen aus dem Shopify-Store automatisch entgegen und verarbeitet diese in Billomat. Sofern alles wie gewünscht konfiguriert ist, muss die App dafür nicht erneut aufgerufen werden und neue Rechnungen sollten mit jeder neuen Bestellung in Billomat auftauchen.

Zusätzlich zur automatischen Verarbeitung kann die Rechnungserstellung allerdings auch direkt aus der App manuell angestoßen werden. Das ist zum einen nützlich, um für ältere und bereits vorhandene Bestellungen nachträglich Rechnungen zu erstellen, zum anderen um die komplette Kontrolle über die erstellten Rechnungen zu haben.

Dazu gibt es in der Liste der Bestellungen Buttons zum Anlegen (Create Invoice) und Abschließen (Complete Invoice) der Rechnungen.

Die aus den Shopify-Bestellungen angelegten Billomat-Rechnungen werden mit Rechnungsnummer, Datum und Status angezeigt.

Wichtige Hinweise

Die App unterstützt verschiedene Währungen, berücksichtigt die Versandkosten und erkennt, ob es sich um Brutto- oder Netto-Rechnungen handelt.

Nicht unterstützt werden allerdings zur Zeit mehrere unterschiedliche Steuersätze. Hat eine Bestellung mehrere Steuersätze, kann die Rechnung evtl. nicht korrekt erstellt werden.

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