Um deine Artikel bestmöglich zu verwalten, hast du bereits bei der Erstellung verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten. Neben dem Standard, der Bezeichnung, der Beschreibung und dem Preis, kannst du deine Artikel über weitere Felder auf deine Bedürfnisse einstellen.
Du kannst deinen Artikeln eine Einheit geben. Als Beispiel lässt sich Holz entweder pro laufenden Meter oder pro Kubikmeter verkaufen. Die Wahl, wie die Einheit heißen soll liegt bei dir. Hast du die gewünschte Einheit noch nicht angelegt, kannst du diese durch einen Klick auf das Stiftsymbol hinzufügen.
In den Preisgruppen kannst du unterschiedliche Preise für insgesamt fünf Gruppen eintragen. Diese Gruppen bezeichnen Gruppierungen von Kunden, die einen vom Standardpreis abweichenden Preis für den Artikel erhalten.
Du kannst auch einstellen, ob dein Artikel ein Produkt oder eine Dienstleistung ist. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn du mit Billomat deine Umsatzsteuervoranmeldung machen willst.
Vertreibst Du ausschließlich Produkte bzw. bietest Du ausschließlich Dienstleistungen an? Dann kannst Du den Artikeltypen auch gleich standardmäßig für alle Artikel definieren. Rufe dazu die Einstellungen für Deine Standardwerte auf über das Menü >Einstellungen >Konfiguration >Standardwerte >Sonstiges. Hier kannst Du accountweit festlegen, ob es sich bei Deinen Artikeln um Produkte oder Dienstleistungen handelt.
Die Textfelder "Erlöskonto" und "Kostenstelle" ist besonders dann interessant, wenn du für diesen Artikel nicht den Voreingestellten Kontenrahmen der Buchhaltung verwenden möchtest. Deinen aktuellen Kontenrahmen kannst du unter "Einstellungen > Konfiguration > Buchhaltung" einsehen. Lässt du die Felder leer, wird der Standard verwendet.
Zu guter Letzt kannst du noch den Einkaufspreis festlegen und den dazugehörigen Lieferanten. Diese beiden Felder haben Auswirkungen auf deine Auswertungen in der Schaltzentrale und der Lieferantenübersicht. Um diese möglichst präzise zu gestalten, lohnt es sich die Felder auszufüllen.
Sollten dir all diese Felder noch nicht ausreichen, kannst du weitere Textfelder oder Checkboxen hinzufügen. Die Textfelder und Checkboxen erstellst du unter "Einstellungen > Konfigurationen > Benutzerdefinierte Attribute".
Artikel löschen bzw. archivieren
Solange Artikel noch nicht in Rechnungen von Dir verwendet wurden, hast Du die Möglichkeit, sie zu löschen. Statt Deine Artikel zu löschen, kannst Du sie einfach archivieren. Archivierte Artikel sind, wie auch gelöschte Artikel, nicht mehr in Deiner Artikelliste sichtbar. Sie können aber, falls Du das möchtest, jederzeit wieder aktiviert werden. Somit hast Du den Vorteil, ein versehentliches Löschen jederzeit wieder rückgängig machen zu können.
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